Desde el pasado 2 de octubre de 2016, las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica están obligadas a disponer de un certificado digital para comunicarse con las administraciones públicas.

Si necesitas solicitar un certificado digital para tu nueva empresa, renovar el que ya tenías o modificarlo por un cambio en el sistema de administración o de apoderados, puedes hacer el trámite de forma ágil a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (en adelante, FNMT) ha implementado una serie de aplicaciones informáticas que permiten a los ciudadanos y empresas efectuar sus trámites a través de Internet de forma totalmente segura.

Antes, a la hora de gestionar los certificados digitales de su empresa, debías acreditarte a través de Hacienda o de la Seguridad Social. Desde hace unos años, puedes hacerlo con el certificado digital personal, que es instantáneo y facilita mucho el trámite.

Todo proceso de generación de un certificado digital consta de 3 fases: solicitud, acreditación y descarga. Estas fases pueden simplificarse según el tipo de certificado.

Certificados disponibles

Persona física

El certificado digital de persona física es gratuito, tiene una vigencia de 4 años y -como veremos más adelante- lo necesitarás para solicitar un certificado digital de administrador único o solidario.

Para obtenerlo, sigue los pasos siguientes:

• Entra en la página web de la sede electrónica de la FNMT y, en el menú lateral, amplíe la pestaña “Cert. Electrónico Ciudadano”, luego la pestaña “Certificado con Acreditación Presencial” y, finalmente, seleccione “Solicitar Certificado”.
• Una vez cumplimentados los campos, incluida la contraseña del certificado digital, te enviarán un correo electrónico con un código de activación a la dirección electrónica facilitada.
• A continuación, deberás coger cita previa en la AEAT para acreditar tu identidad y acudir con dicho código de activación y tu DNI original.
• Por último, deberás descargar el certificado digital introduciendo tu DNI, tu primer apellido y el código de activación anterior.

También puedes hacerlo en la aplicación para teléfonos móviles.

Recientemente, la FNMT ha habilitado un servicio de acreditación mediante video, para el que precisarás un dispositivo con cámara.

Persona jurídica

Como persona jurídica, podrás descargar dos tipos de certificados digitales: de administrador y de representante. Tienen una validez de 2 años. Veamos cómo adquirirlos.

Certificado de administrador

Podrás solicitarlo solo si eres administrador único o solidario de una sociedad cuyo NIF empieza por A o B (sociedades anónimas y limitadas). Para el resto de los casos, debes solicitar un certificado de representante.

Si dispones de un certificado digital de persona física, no tendrás que realizar ningún trámite presencial para acreditar tu identidad.

Para obtenerlo, sigue los pasos siguientes:

• Entra en la página web de la sede electrónica de la FNMT y, en el menú lateral, amplíe las pestañas “Cert. Electrónico Empresa”, “Administrador Único o Solidario” y “Solicitar certificado” y, finalmente, seleccione “Solicitud con certificado”. Deberás seleccionar el certificado digital de persona física del administrador.
• Una vez cumplimentados los campos, incluida la contraseña del certificado digital, te enviarán un correo electrónico con un código de activación a la dirección electrónica facilitada.
• A continuación, deberás descargar el certificado digital introduciendo el DNI y el primer apellido del administrador, así como el código de activación anterior.
• Por último, deberás abonar la tasa de expedición del certificado digital, que en caso de administradores únicos o solidarios es de 24 euros más el 21% del Impuesto sobre el Valor Añadido (29,04 euros en total).

Certificado de representante

Sirve para apoderados, administradores mancomunados, consejeros delegados, cuando el administrador es otra persona jurídica, etc. También cuando tu empresa no es sociedad limitada ni anónima: sociedades colectivas, comanditarias, cooperativas…

Para obtenerlo, sigue los pasos siguientes:

• Entra en la página web de la sede electrónica de la FNMT y, en el menú lateral, amplíe las pestañas “Cert. Electrónico Empresa”, luego “Persona Jurídica” y, finalmente, seleccione “Solicitar certificado”.
• Una vez cumplimentados los campos, incluida la contraseña del certificado digital, te enviarán un correo electrónico con un código de activación a la dirección electrónica facilitada.
• A continuación, deberás coger cita previa en la AEAT para acreditar tu identidad y acudir con dicho código de activación, tu DNI original y un certificado del registro competente que acredite la personalidad jurídica y la vigencia del cargo de representación. En el caso de sociedades mercantiles, el Registro Mercantil emite de manera telemática certificados para la emisión de certificados electrónicos en este enlace: https://sede.registradores.org/site/mercantil. En el resto de casos, el trámite varía según el registro correspondiente.
• Seguidamente, deberás descargar el certificado digital introduciendo el NIF de la sociedad representada y el código de activación anterior.
• Por último, deberás abonar la tasa de expedición del certificado digital, que en caso de administradores únicos o solidarios es de 14 euros más el 21% del Impuesto sobre el Valor Añadido (16,94 euros en total).

Este tipo de certificado también es el apropiado para entidades no lucrativas, desarrollen o no una actividad económica.

Certificado de entidad sin personalidad jurídica

Es el propio de otras entidades como las comunidades de bienes, herencias yacentes, comunidades de propietarios, uniones temporales de empresas, entidades no residentes con establecimiento permanente en España…

El trámite necesario para su obtención es idéntico que el del certificado de representante de persona jurídica ya visto, si bien la documentación a aportar en el momento de la acreditación de la personalidad variará según el tipo de entidad: certificado de constitución, certificado de vigencia y cargos, contrato de constitución, etc.

Consideraciones comunes a todos los certificados

Configuración

Antes de comenzar, es conveniente que te asegures de que tu dispositivo tiene el software necesario. Podrás comprobarlo en la propia página electrónica, desde el apartado “Configuración Previa”.

Una vez descargado e instalado, no es necesario hacer nada; el software se ejecutará de forma automática.

Descarga

El dispositivo desde el cual formules la solicitud debe ser el mismo desde el que descargues el certificado digital.

Contraseña

Nuestro consejo es que anotes la contraseña en un lugar seguro, porque la necesitarás para la descarga. Si no la recuerdas, no podrás obtener el certificado digital.

En todo caso, si tienes dudas acerca de la obtención del certificado digital de tu empresa, puedes contactar con nosotros. Nuestro equipo se encargará de todo el proceso y no tendrás que preocuparte por realizar ningún trámite.