El desarrollo de una actividad económica conlleva para su titular el deber de confeccionar y conservar documentos contables que registren todas las transacciones realizadas. Ya seas empresario individual o colectivo, es conveniente que conozcas cuáles son los libros registro de carácter obligatorio para, así, cumplir con la normativa tributaria y contable.

Libros registro del IVA

Si eres empresario/a o profesional sujeto pasivo del IVA, deberás registrar sus operaciones dentro de los plazos establecidos para la liquidación y pago del impuesto.

La contabilidad deberá permitir determinar con precisión:

• El importe total del IVA repercutido a sus clientes.
• El importe total del impuesto soportado en la adquisición de bienes y servicios a sus proveedores.

Con carácter general, los Libros registro del IVA son los siguientes:

• libro registro de facturas expedidas;
• libro registro de facturas recibidas;
• libro registro de bienes de inversión; y
• libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Los libros pueden ser llevados por medios electrónicos o informáticos, en cuyo caso se exige que conserven en soporte magnético u óptico, durante el periodo de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos.

 En el caso de empresarios con un periodo de presentación de autoliquidaciones de IVA mensual, los libros registro del IVA deberán llevarse a través de la Sede electrónica de la AEAT, mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).

Libros registro del IRPF

Los libros registro que deberás llevar dependen de la actividad que realices (mercantil o profesional) y del régimen de determinación del rendimiento (estimación directa -normal o simplificada- u objetiva).

Deberán contener, entre otros datos, el número de factura, la fecha de expedición, el NIF de la contraparte de la operación, el concepto, el importe, la descripción del bien, el valor de adquisición etc.

Los libros registro, entre otros requisitos, deberán llevarse con claridad, exactitud, por orden de fechas y sin raspaduras ni tachaduras, reflejando las anotaciones en euros.

Se pueden llevar por medios electrónicos o informáticos conservando los ficheros y programas que sirvan de soporte.

 Los libros registro del IRPF pueden ser compatibles con los del IVA, añadiendo para ello los datos necesarios. Llevarlos conjuntamente no supone tener que cumplir requisitos adicionales a los que se exigen si los llevas por separado.

 Actividades empresariales de carácter mercantil en estimación directa normal

Deberás llevar la contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad.

 Actividades empresariales no mercantiles (agrícolas, ganaderas y de artesanía) en estimación directa normal y todas las actividades empresariales (mercantiles o no) en estimación directa simplificada

Deberás llevar:

• un libro registro de ventas e ingresos;
• un libro registro de compras y gastos; y
• un libro registro de bienes de inversión.

Desde el 1 de enero de 2019 estos libros son obligatorios, aunque voluntariamente lleves tu contabilidad ajustada al Código de Comercio.

Actividades profesionales en estimación directa (normal o simplificada)

Deberás llevar:

• un libro registro de ingresos;
• un libro registro de gastos;
• un libro registro de bienes de inversión; y
• un libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

Desde el 1 de enero de 2019 estos libros son obligatorios, aunque como profesional lleves voluntariamente tu contabilidad ajustada al Código de Comercio.

Actividades empresariales en estimación objetiva (módulos)

Deberás llevar:

• un libro registro de bienes de inversión (si te deduces las amortizaciones); y
• un libro registro de ventas e ingresos (cuando realices actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones).

Desde el 1 de enero de 2019 estos libros son obligatorios, aunque como profesional lleves voluntariamente tu contabilidad ajustada al Código de Comercio.

Además de llevar los libros, deberás conservar:

• las facturas emitidas numeradas por fechas y agrupadas por trimestres;
• las facturas y justificantes de otro tipo recibidos; y
• los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados.

Libros registro del Impuesto sobre Sociedades

Solo para el caso de personas jurídicas sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades, la normativa mercantil exige la llevanza de los siguientes libros de contabilidad:

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
• Libro Diario. Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

El artículo 27 del Código de Comercio, establece que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.

Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. A tal efecto, en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.

Las Cuentas Anuales, reguladas en los artículos 34 y ss. del Código de Comercio, comprenderán los siguientes documentos que forman una unidad:

• Balance de Situación;
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias;
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto;
• Estado de Flujos de Efectivo;
• Memoria, informe de gestión e informe sobre sostenibilidad

En la Tercera parte del Plan General de Contabilidad aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, se contienen las normas de elaboración de las Cuentas Anuales.

 La Agencia Tributaria ha puesto a disposición de los obligados tributarios en su página web un formato tipo de Libros Registro normalizado.

Deber de conservación

El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante un período general de seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

No obstante, otras disposiciones generales o especiales pueden establecer otros plazos. En este sentido, la normativa tributaria dispone que, durante el plazo de prescripción de cuatro años establecido en el artículo 66 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (Ley General Tributaria, en lo sucesivo), deberás:

• Conservar los justificantes, facturas y demás documentos que acrediten las operaciones, rentas, gastos, ingresos reducciones y deducciones reflejados en tus declaraciones.
• Aportar ante los órganos competentes la documentación que te requieran.

Por otra parte, las comprobaciones e investigaciones podrán extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos surtan efectos fiscales en períodos no prescritos (artículo 115 de la Ley General Tributaria) y que, en el caso de la compensación o deducción de determinados créditos fiscales, la Administración Tributaria dispondrá de 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción originada (artículo 66 bis.2 de la Ley General Tributaria).