Tu empresa debe actualizar el sistema informático de facturación (en adelante, SIF) para que cumpla las nuevas reglas de facturación aplicables a partir del 2026. Pero… ¿y si no dispones de un SIF y generas tus facturas a mano o mediante una hoja de cálculo?

¿Qué es un SIF?

Para saber si tu empresa debe actualizar su sistema informático de facturación (SIF) de acuerdo con los requisitos exigibles a partir de 2026, primero debes conocer en qué consiste un SIF.

Un SIF es un conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas que cumple los siguientes requisitos:

• Entrada de datos: admite la entrada de información de facturación por cualquier método.
• Conservación: permite conservar dicha información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio SIF, ya sea mediante su salida de éste en un soporte físico o a través de la remisión telemática a otro sistema informático (sea o no de facturación).
• Procesamiento: y, por último, permite procesar la información de facturación para producir otros resultados derivados, ya sea en el propio SIF o en otro sistema informático.

Pues bien, tu empresa sólo debe adaptarse a las nuevas reglas de facturación si a la hora de expedir sus facturas utiliza un sistema que cumpla las características para considerarse un SIF. En caso contrario, no te verás afectado por las nuevas obligaciones aplicables a partir del 2026.

No son un SIF

Veamos algunos supuestos en los que se considera que no se dispone de un SIF.

Facturación manual

No se considera que existe SIF si un empresario individual o una empresa emiten sus facturas exclusivamente de forma manual.

Por ejemplo, facturas manuscritas en papel en blanco, facturas sobre papel preimpreso o facturas confeccionadas con máquina de escribir –en talonarios con dicha finalidad, que pueden adquirirse en papelerías–).

Herramientas

 Asimismo, si una empresa genera sus facturas a través de hojas de cálculo o procesadores de texto, tampoco se considera que disponga de un SIF, salvo que dichas herramientas incluyan utilidades de procesamiento y conservación de datos.

No se considerará que dispongas de SIF, por tanto, si utilizas dichas herramientas para introducir los datos de las facturas, expedirlas e imprimirlas y conservar la información de facturación, pero no para generar directamente los libros registro de IVA, la contabilidad o cualquier otro resultado con el que deba cumplir sus obligaciones tributarias.

Por ejemplo, en el caso de que utilices una hoja de cálculo para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios u otras reglas de cálculo, los nuevos requisitos no te afectarán. Sin embargo, si utilizas la hoja de cálculo programando una Macro para generar el libro registro de facturas expedidas, dicha hoja sí se considerará un SIF y, por tanto, deberá cumplir con los nuevos requisitos técnicos exigibles a los SIF.

SIF gratuito

En cualquier caso, si prefieres no correr riesgos y empezar a expedir tus facturas mediante un SIF autorizado, es importante que sepas que la Agencia Tributaria pondrá a su disposición en su página web un SIF gratuito para poder expedir facturas de acuerdo con los nuevos requisitos. Eso sí: ten en cuenta que este SIF está limitado a 100 facturas al año y que será del tipo VERI*FACTU (o verificable), por lo que, al introducir los datos, remitirás los registros de facturas a la Agencia Tributaria de forma automática.

En este enlace puedes consultar un listado de preguntas frecuentes respondidas por la Agencia Tributaria acerca de los SIF y el sistema VERI*FACTU.