La transformación digital de los procesos fiscales sigue avanzando en España y uno de los cambios más relevantes para empresas y profesionales será la implantación definitiva de la factura electrónica obligatoria entre empresarios.
Aunque todavía faltan algunos desarrollos normativos para su aplicación definitiva, conviene que las empresas comiencen a prepararse cuanto antes para evitar problemas de adaptación y posibles sanciones.
Nuevos requisitos para los sistemas de facturación
Uno de los primeros aspectos a revisar es el software utilizado para emitir facturas. A partir de 2027, los sistemas informáticos de facturación deberán cumplir una serie de requisitos técnicos destinados a garantizar la integridad, trazabilidad y conservación de la información fiscal.
En este contexto, será fundamental comprobar que el proveedor del programa de facturación facilite una declaración responsable que certifique el cumplimiento de la normativa. Este documento deberá estar accesible dentro del propio software.
La factura electrónica será obligatoria entre empresarios
La futura obligación afectará a todas las operaciones realizadas entre empresas y profesionales establecidos en España, independientemente de su tamaño o volumen de negocio.
Esto significa que tanto sociedades como trabajadores autónomos deberán emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales B2B.
No obstante, quedarán fuera de esta obligación determinadas operaciones:
- Facturas emitidas a clientes no establecidos en España.
- Facturas simplificadas, salvo aquellas consideradas “cualificadas”, es decir, las que incluyan determinados datos adicionales del destinatario y el desglose del IVA.
Enviar un PDF por email dejará de ser suficiente
Uno de los cambios más importantes es que ya no bastará con remitir una factura en formato PDF por correo electrónico, algo muy habitual actualmente.
Las nuevas facturas electrónicas deberán generarse mediante formatos estructurados específicos o incorporar firma electrónica avanzada, de forma que permitan su tratamiento automatizado y validación técnica.
En la práctica, esto obligará a muchas empresas a actualizar sus procedimientos internos y adoptar plataformas adaptadas a la nueva normativa.
Comunicación con Hacienda y control de pagos
Las facturas electrónicas deberán emitirse a través de plataformas privadas homologadas o mediante una solución pública vinculada a la Agencia Tributaria.
Además, los receptores de las facturas deberán informar sobre el estado de cada documento, indicando si la factura ha sido aceptada, rechazada o pagada.
Con esta información, la Agencia Tributaria podrá controlar los plazos de pago entre empresas y elaborar listados públicos de compañías con incumplimientos relevantes en materia de morosidad.
¿Cuándo entrará en vigor la obligación?
Su aplicación efectiva dependerá de la futura orden ministerial que regulará la plataforma pública de facturación electrónica.
A partir de esa aprobación, los plazos previstos serán los siguientes:
- Empresas y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros: obligación aplicable al año de aprobarse la orden ministerial.
- Resto de empresarios: entrada en vigor a los dos años.
- Empresarios personas físicas con ingresos inferiores a 8 millones: obligación de informar sobre el estado de las facturas aplicable a los tres años.
Actualmente, está previsto que el proceso de audiencia pública de dicha orden ministerial se inicie durante 2026.
Recomendaciones para anticiparse
Aunque todavía quedan fases pendientes para la implantación definitiva, la recomendación es clara: no esperar al último momento.
Las empresas deberían empezar a:
- Revisar si su software de facturación será compatible con la nueva normativa.
- Consultar con el proveedor tecnológico.
- Digitalizar procesos internos relacionados con emisión, recepción y archivo de facturas.
- Formar al personal administrativo y financiero en los nuevos procedimientos.
La factura electrónica obligatoria supondrá un cambio profundo en la gestión administrativa de empresas y profesionales, pero también puede convertirse en una oportunidad para mejorar la eficiencia y automatizar procesos contables y fiscales.
