Recientemente se han aprobado las especificaciones técnicas que deberán tener los sistemas informáticos de facturación (SIF, en lo sucesivo) que utilicen las empresas a partir del año 2026. ¿Cómo afecta este cambio a tu empresa?

Nueva obligación

La normativa que exige tanto a los productores de software como a los usuarios, que los SIF garanticen, entre otros aspectos, la trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación se introdujo en 2021. No obstante, ha sido en octubre de 2024 cuando se han publicado sus requisitos y especificaciones técnicas.

Entrada en vigor

Aunque estaba previsto que esta nueva obligación se aplicaría a partir de julio de 2025, Hacienda ha hecho pública una nota informativa retrasando los plazos:

• Para los/as contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (en adelante, IS), las nuevas obligaciones relativas a los SIF serán aplicables a partir del 1 de enero de 2026.
• Para el resto de los/as obligados/as, como los/as autónomos/as que tributan por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (en adelante, IRPF), serán aplicables a partir del 1 de julio de 2026.

Régimen sancionador

Si tu empresa se ve afectada por este cambio, ponte en contacto con el proveedor de tu SIF y asegúrate de que éste se ajusta a los nuevos requisitos técnicos que se han establecido.

No hacerlo puede conllevarle una sanción de 50.000 euros por cada ejercicio de incumplimiento.

¿A quién afecta esta obligación?

Sujetos obligados

 Están obligados a utilizar los nuevos SIF la mayoría de los/as autónomos/as y empresas, y tanto respecto a las facturas emitidas a empresas como a las emitidas a consumidores finales. Se ven afectados, entre otros:

• Los contribuyentes del IS, con la excepción de las entidades totalmente exentas.
• Los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas, a salvo los/as arrendadores/as de inmuebles que declaran las rentas procedentes del arrendamiento como rendimientos del capital inmobiliario.
• Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR) con un establecimiento permanente en España.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas (como las comunidades de bienes, comunidades de propietarios u otras entidades) con actividad económica.

Sujetos no obligados

 Se han establecido algunas excepciones a la obligación de adaptarse a los nuevos SIF. En este sentido, no están obligados a ello:

• Los contribuyentes que ya lleven sus libros registro de facturas a través del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).
• Los que tributen en los regímenes de agricultura, ganadería y pesca, recargo de equivalencia y simplificado del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), cuando no deban expedir factura.

Verifactu o no Verifactu

Por último, tu empresa puede optar entre dos modalidades de SIF diferentes:

• Sistemas no verificables. Una opción son los SIF que no remitan los registros de facturación a la Administración tributaria. Dichos sistemas –considerados no verificables– deben cumplir numerosos requisitos técnicos, y la información contenida en ellos debe estar disponible para ser remitida a la Administración tributaria tan pronto como ésta la solicite.
• Sistemas Verifactu. Otra alternativa son los sistemas Verifactu, con menos requisitos técnicos, pero que remiten los registros a la Administración tributaria de forma automática al introducir los datos.

Está previsto que Hacienda habilite una aplicación pública gratuita de esta segunda modalidad (sistemas Verifactu), que puede ser una alternativa viable para pymes y autónomos que emiten pocas facturas al año.